Elektronische Signatur: Wie Sie digital und rechtssicher unterschreiben
Vertragsabschlüsse erfolgen zunehmend in elektronischer Form. Damit sie rechtssicher sind und im Fall einer Auseinandersetzung Bestand haben, sind einige wichtige Punkte zu beachten.
09. August 2021, 08:00 Uhr · Quelle: Pressebox
Berlin, 09.08.2021 (PresseBox) - Jeder von uns schließt fast täglich Verträge ab. Ob er nun im Internet oder telefonisch bestellt oder im Laden kauft. Verträge sind grundsätzlich formfrei und brauchen in der Regel keine Unterschrift.
Wann Unternehmer Verträge unterschreiben müssen
Anders verhält es sich zum Beispiel bei Bürgschaften oder bei der Kündigung von Arbeitsverträgen. Da ist meist eine Unterschrift nötig. Das geht auch digital: mit einer elektronischen Signatur, wie sie manche von der Steuererklärung im Elster-System kennen. Doch elektronische Signatur ist nicht gleich elektronische Signatur. „Damit Unternehmer sicherstellen, dass sie wirklich selbst unterschrieben haben, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen“, erklärt Ecovis-Rechtsanwalt Lutz Beyermann in Berlin.
Die häufigste Form ist die einfache Signatur. „Wir alle verwenden sie, etwa bei Bestellungen im Internet, indem wir unseren Namen daruntersetzen“, erklärt Beyermann. Sie hat aber keine Beweiskraft, da sie nicht verifizierbar ist. Das gilt auch, wenn die Unterschrift eingescannt ist.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen sollen sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen in einem Dokument erkennbar sind und die Signatur zweifelsfrei einer bestimmten Person zuzuordnen ist. „In der Praxis ist dieses System nicht sehr relevant“, sagt Beyermann. Das Verfahren gilt nicht als manipulationssicher, denn Dritte können es nachträglich ändern.
Sicher unterschreiben
Am sichersten ist die qualifizierte elektronische Signatur. Zusätzlich zur Verschlüsselung ist ein Zertifi kat eines der derzeit acht staatlich anerkannten „Vertrauensdiensteanbieter“ nötig (siehe Kasten). „Wollen Sie mit dieser Signatur unterschreiben, müssen Sie ein solches Zertifikat schriftlich beantragen und sich per Ausweis legitimieren“, erklärt Beyermann. Den Vorgang müssen Unternehmer regelmäßig wiederholen, weil Zertifikate meist nach zwei bis drei Jahren ablaufen. „Dafür ersetzt diese Signatur die Schriftform komplett. Theoretisch ist damit gar nichts mehr in Papierform zu unterschreiben“, meint Beyermann. Denn das mehrstufige Sicherheitssystem erlaubt es, klar nachzuvollziehen, ob die Person, die bestellt oder unterschrieben hat, tatsächlich die ist, die sie vorgibt zu sein.
Dieses Verfahren eignet sich also, wenn Chefs und Chefinnen rechtssicher unterschreiben müssen, beispielsweise Arbeitsverträge, Kündigungen oder Kreditverträge. Die Kosten, um die qualifizierte elektronische Signatur einzurichten, sind allerdings noch relativ hoch.
Um Verträge digital zu unterschreiben, sind unterschiedliche Hard- und Softwarelösungen zulässig. In der Praxis haben sich vor allem Signaturkarten mit entsprechenden Lesegeräten durchgesetzt. „Oft ist die qualifizierte elektronische Signatur derzeit noch ungeeignet. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung ist es aber nur eine Frage der Zeit, bis sie sich auch im täglichen Leben durchsetzt“, sagt Beyermann.
Lutz Beyermann LL.M., Rechtsanwalt bei Ecovis in Berlin
Das Zertifikat für die sichere Unterschrift
Sie wollen mehr über Vertrauensdiensteanbieter wissen? Das erfahren Sie hier: https://www.bundesnetzagentur.de/EVD/DE/Verbraucher/Anbieterliste/Anbieterliste-start.html
Wann Unternehmer Verträge unterschreiben müssen
Anders verhält es sich zum Beispiel bei Bürgschaften oder bei der Kündigung von Arbeitsverträgen. Da ist meist eine Unterschrift nötig. Das geht auch digital: mit einer elektronischen Signatur, wie sie manche von der Steuererklärung im Elster-System kennen. Doch elektronische Signatur ist nicht gleich elektronische Signatur. „Damit Unternehmer sicherstellen, dass sie wirklich selbst unterschrieben haben, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen“, erklärt Ecovis-Rechtsanwalt Lutz Beyermann in Berlin.
Die häufigste Form ist die einfache Signatur. „Wir alle verwenden sie, etwa bei Bestellungen im Internet, indem wir unseren Namen daruntersetzen“, erklärt Beyermann. Sie hat aber keine Beweiskraft, da sie nicht verifizierbar ist. Das gilt auch, wenn die Unterschrift eingescannt ist.
Fortgeschrittene elektronische Signaturen sollen sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen in einem Dokument erkennbar sind und die Signatur zweifelsfrei einer bestimmten Person zuzuordnen ist. „In der Praxis ist dieses System nicht sehr relevant“, sagt Beyermann. Das Verfahren gilt nicht als manipulationssicher, denn Dritte können es nachträglich ändern.
Sicher unterschreiben
Am sichersten ist die qualifizierte elektronische Signatur. Zusätzlich zur Verschlüsselung ist ein Zertifi kat eines der derzeit acht staatlich anerkannten „Vertrauensdiensteanbieter“ nötig (siehe Kasten). „Wollen Sie mit dieser Signatur unterschreiben, müssen Sie ein solches Zertifikat schriftlich beantragen und sich per Ausweis legitimieren“, erklärt Beyermann. Den Vorgang müssen Unternehmer regelmäßig wiederholen, weil Zertifikate meist nach zwei bis drei Jahren ablaufen. „Dafür ersetzt diese Signatur die Schriftform komplett. Theoretisch ist damit gar nichts mehr in Papierform zu unterschreiben“, meint Beyermann. Denn das mehrstufige Sicherheitssystem erlaubt es, klar nachzuvollziehen, ob die Person, die bestellt oder unterschrieben hat, tatsächlich die ist, die sie vorgibt zu sein.
Dieses Verfahren eignet sich also, wenn Chefs und Chefinnen rechtssicher unterschreiben müssen, beispielsweise Arbeitsverträge, Kündigungen oder Kreditverträge. Die Kosten, um die qualifizierte elektronische Signatur einzurichten, sind allerdings noch relativ hoch.
Um Verträge digital zu unterschreiben, sind unterschiedliche Hard- und Softwarelösungen zulässig. In der Praxis haben sich vor allem Signaturkarten mit entsprechenden Lesegeräten durchgesetzt. „Oft ist die qualifizierte elektronische Signatur derzeit noch ungeeignet. Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung ist es aber nur eine Frage der Zeit, bis sie sich auch im täglichen Leben durchsetzt“, sagt Beyermann.
Lutz Beyermann LL.M., Rechtsanwalt bei Ecovis in Berlin
Das Zertifikat für die sichere Unterschrift
Sie wollen mehr über Vertrauensdiensteanbieter wissen? Das erfahren Sie hier: https://www.bundesnetzagentur.de/EVD/DE/Verbraucher/Anbieterliste/Anbieterliste-start.html
